FAKTEN
Nach Aussage der Webseite Eventmanagement-Studieren.de ist „die Veranstaltungsbranche ein wachsender Markt. Mehr als 50 Milliarden Euro Umsatz werden im Eventmanagement jährlich gemacht – Tendenz steigend.“ Von den industriellen Marketingausgaben entfallen durchschnittlich 20 Prozent auf Events, auch hier ist die Tendenz steigend. Die Wirtschaft braucht Experten, so lockt etwa die Verwaltungs- und Wirtschaftsakademie (VWA) Essen, die eine entsprechende Ausbildung anbietet: „Die Vielfalt positiver Einsatzmöglichkeiten von Events hat zu einer großen Nachfrage nach Fachleuten geführt, die derartige Anlässe konzipieren, planen und durchführen können.“
In der digitalen Welt bilden Events einen Gegenpol zur unpersönlichen elektronischen Kommunikation, hier liegt die Chance der Branche. Generell fallen Events in zwei Kategorien: 1) Veranstaltungen als Attraktionen für das zahlende Publikum 2) Veranstaltungen als Kommunikationsinstrument von Unternehmen. Diese nutzen Events, um mit Kunden und Geschäftspartnern in Kontakt zu treten und einen positiven Eindruck zu erzielen.
Vor einem Event muss sich der Eventmanager folgende Fragen stellen: Was ist machbar? Wie heben wir uns von der Masse ab? Mit welchen Mitteln wird der größte Effekt zum geringsten Preis erzielt? Seine Aufgabepalette ist so bunt wie breit. Sie reicht von Netz- und Ablaufplänen über die Beurteilung von Räumen, Bühnen, Technik und Möbeln bis zur Auswahl von Künstlern, der Buchung von Hotelzimmern und Catering-Services sowie der Organisation des Rahmens, der zu einem Event gehört.
Ein erfolgreicher Eventmanager muss flexibel sein, feste Arbeitszeiten sind eher die Ausnahme der Regel. Kreativität und Hartnäckigkeit sind wichtige Eigenschaften, gelegentlich müssen monatelange Planungen kurzfristig umgestoßen werden. Dann heißt es, schnell einen Plan B zu entwickeln. Außerdem sind Stress-Resistenz und Team-Fähigkeit unbedingt erforderlich. Zu den weiteren Stärken von Eventmanagern sollten neben sehr gutem Englisch auch Reisebereitschaft, Verhandlungsgeschick und Fantasie gehören. Schließlich sind sie die „Organisatoren des bleibenden Eindrucks“.
Ein Beispiel aus der Praxis
Nehmen wir an, ein Sportverein plane eine Jahresfeier. Er beauftragt dazu einen Eventmanager mit der Durchführung der Veranstaltung im Rahmen eines bestimmt Budgets. Der Auftraggeber möchte seine Gäste mit Essen und Trinken bewirten, ferner sind einige Reden geplant, abschließend soll eine Coverband zum Tanz aufspielen. Für den Veranstaltungsexperten gilt es, eine geeignete Location zu finden. Danach muss er Einladungen verschicken, Flyer, Plakate und Webseiten entwerfen. Auch die lokale Presse muss informiert werden. Ferner muss die passende Coverband für die Vereinsmitglieder, die aus allen Altersgruppen kommen, gefunden werden. Mit den Köchen der Lokalität muss das Speisenangebot des Buffets geregelt werden. Für Dekoration und Rednerpult samt Mikro und Techniker muss gesorgt werden, die Band muss eine Anlage bekommen. Auf Wunsch kann die Veranstaltung auch gefilmt oder fotografiert werden, um diese Dokumente anschließend für alle ins Netz zu stellen.
Arbeitsschritte im Einzelnen:
– geeignete Veranstaltungsräume bzw. -örtlichkeiten, Künstler und Dienstleistungsunternehmen recherchieren
– Angebote einholen, vergleichen, Verträge mit Zulieferern und Künstlern aushandeln
– die Produktion von Dekoration, Drucksachen, Werbemitteln in Auftrag geben und überwachen
– endgültige Kosten kalkulieren
– einen Ablauf- und Personaleinsatzplan mit genauen Zeitangaben erstellen- alle an einer Veranstaltung beteiligten Arbeiten, Stellen, Firmen und Mitwirkende koordinieren
– veranstaltungstechnische Anforderungen, Gegebenheiten und Vorschriften berücksichtigen, (beispielsweise in Fragen der Sicherheit, der Infrastruktur [Verkehrsanbindung, Verpflegung, Toiletten, Parkplätze] oder bezüglich des Schutz- und Ruhebedürfnisses von Anwohnern, erforderliche Genehmigungen einholen)
– Öffentlichkeitsarbeit betreiben, Einladungen verschicken, Pressetexte verfassen
– Auf- und Abbau koordinieren und überwachen
– Personal und ggf. Hostessen einweisen
– dafür sorgen, dass der Zeitplan eingehalten und das Programm wie geplant durchgeführt wird
– Redner und Künstler betreuen
-Auswertung der Veranstaltung, Endkalkulationen und Erfolgskontrollen durchführen, Abschlussberichte verfassen
Für dich ausgesucht
Voraussetzungen
Häufig werden Hochschulreife oder die Fachhochschulreife sowie gute bis sehr gute Fremdsprachenkenntnisse erwartet. Teilweise ist der Zugang auch mit einem guten Hauptschulabschluss oder mittlerer Reife möglich. Einige Bildungsträger verlangen in diesem Fall zusätzlich den Nachweis einer abgeschlossenen Berufsausbildung und Berufspraxis.
